企业团订单

一、简化流程图

企业团订单流程图

二、详细步骤

1. 业务员下单

     业务员在【订单管理】的【企业团订单】中点击【新增团队订单】，跳转到【企业订单维护】界面。

 

在【企业团订单维护】界面，填写相关信息。【*】为必填项。

【目的地】：选择相应的目的地；（参考帮助：【目的地】在 【系统管理】  ->  【参数设置】  ->  【目的地设置】中进行设置）

【订单名称】：填写相应的订单名称；

【出发日期】：选择出团日期；

【订单来源】：选择相应订单来源，便于后期统计数据；（参考帮助：【订单来源】在 【系统管理】  ->  【参数设置】  ->  【订单来源设置】中进行设置）

【行程天数】：整个旅行所需要的时间；

【集合时间】：统一的集合时间，方便管理；

【上车地点】：指定上车地点，便于旅行社集合游客；（参考帮助：【上车地点】在 【线路管理】  ->  【上车地点维护】中进行设置）

【客户信息】：选择客户，企业团可以选择一个客户，这个用户可以是企业团的联系人，也可增加多个客户，从而使企业团的所有成员变为旅行社的潜在客户，有利于进行二次营销。（参考帮助：【客户信息】在 【客户管理】  ->  【客户关系管理】中进行设置）

 

 

点击【选择客户】，在弹出的对话框中可输入【姓名】、【手机号】进行查询客户，选中 客户（可多选）后点击【确定选择】即可。

 

也可以点击【增加客户】在增加的一行客户信息中，手动录入客户信息。

 

需要删除选错，或者多选的客户时，只需点击【删除】即可。

 

填写【行程标准】以及【订单备注】后，如订单已经确认，则在【订单确认】前的复选框中打上勾，如未确认则不打勾，最后点击【提交订单】，形成订单。此时订单信息除天数外都为零，等完成预算才会显示。

 

 

订单编号为：DX(短线)20141217（出团日期）1218（回程日期）002（订单排序号）

 

2. 计调预算

计调通过预算可以控制成本，减少冗余支出，增加旅行社效益。

计调进入【企业团订单】界面，可通过上方的检索类目查询订单，查询到订单之后，将工作台下方滚动条拖至末尾，此时可看见订单项目中有【安排导游】和【操作】类目。在其中选择【预算】和【安排导游】。

 

计调进入预算界面，填写相关信息，【*】必填。

【订单金额】：即订单应收款；

【成人人数】：参加旅游团的成人的数量；

【儿童人数】：携带儿童的数量；

【成本项目】：此次旅行团所产生的成本，默认9个选项，可分别在相应的下拉框中选择资源，在每项成本后面可填写相应【成本金额】和【备注】，多余的成本项目可【删除】。

也可以添加成本项目：选择【成本项目】右下方的【项目成本类型】，再点击【增加】即可。（参考帮助：【成本项目】在 【资源管理】中进行设置）

 

 

 

如果在预算中有给导游备用金，则在成本项目下的导游领款中填写【申领金额】、【领款方式】、【领款备注】。（参考帮助：【领款方式】在 【系统管理】  ->  【参数设置】  ->  【导游领款方式】中进行设置）

【预算备注】：计调在预算时给随团导游的说明项目。在出团单中可以看到。

在【导游领款】填写完毕后，可根据实际情况填写【预算备注】。确认无误后点击【提交预算】，提交并保存此次企业团的预算。在订单界面可看到订单【预决算状态】为【已预算】。

预算-导游领款&预算备注

 

出团单

订单状态

 

3. 计调安排导游

计调回到订单界面，将工作台下方滚动条拉至末尾，点击【安排导游】，跳转至【安排导游】界面。

 

 

点击【选择导游】，在弹出的对话框中选择导游，可根据【导游名称】或【地区】进行查询，选中导游后点击

【确定选择】。（参考帮助：【导游】在 【资源管理】  ->  【导游管理】中进行设置）

 

注意：此时的导游手机号即为导游报账时的登陆账号，计调填写并设置密码，告知导游。

 

也可选择【增加导游】来进行添加。

 

最后点击【保存】，完成安排导游。此时订单界面的【安排导游】一列下会显示出刚刚安排的导游姓名。

 

 

4. 导游领款财务修改状态

计调在预算时填写了给导游的备用金，则财务在【财务管理】界面的【导游领款管理】中会自动生成一条记录，导游领款后，财务需将其设置为领取状态。

 

 

5. 导游报账

导游带团回来后，根据实际情况进行报账。

导游通过导游报账系统登录。

点击【报账】，进入【在线报账】界面。

 

 

导游在报账界面填写相关信息。

【预领团款】是自动生成，根据计调在预算时填写的金额；

【支出】一栏填写的则是旅行途中的支出情况；

【单价】、【人数】、【总价】的计算可根据默认公式，也可手动更改；

如勾选【是否签单】一项，则自动不计入此次支出，会根据此次数据进行最后汇总；

 

填写完毕后，会自动生成【总计支出】和【收支盈余】。最后点击【提交报账数据】完成导游报账。

 

6. 计调确认报账单并决算

导游报账过后，在订单后面的报账状态就显示为【已报账】

点击【已报账】进行修改修改（对导游报账不正确的数据进行修改）、查看（对导游报账进行查看）和确认

点击【确认】进行确认导游报账，当领款金额大于成本金额时显示为余款入账

当领款金额小于成本金额时显示为垫资报销

计调根据导游报账确认后进行决算。

在计调的【个人中心】会显示导游报账的信息。计调可点击进行查看并确认。

 

 

在订单界面点击【决算】

 

根据实际情况填写【订单金额】、【成人人数】等信息。

系统自动带入导游报账数据，便于计调进行成本决算，系统将相同项归并在同一列，其他项则在下面自动生成其他项。如计调发现其他成本还可进行增加。（增加方法同【计调预算】）。

最后确认无误后点击【提交决算】。完成计调决算。

 

此时的订单状态就是【已决算】并且显示详细的订单金额。

 

 

7. 财务决算

财务在【财务管理】-【企业团订单】中找到订单，点击【决算】。

 

财务根据参数确认决算单，也可点击【查看预决算单】进行查看。确认无误后点击【提交决算】完成财务决算。